Las sanciones son evitables con una adaptación que supone un mínimo coste

El letrado López García de la Serrana hace hincapié en que la LOPD no hace distinción entre ficheros contenidos en soporte papel o soporte informático, por lo que ambos tienen que ser inscritos en el Registro, cumpliéndose con esto solo una parte de las obligaciones que tienen las empresas o profesionales que mantengan ficheros con datos personales. «La inscripción de los ficheros solo tiene carácter meramente declarativo debiéndose implementar por parte del responsable de los ficheros la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas, en atención a los datos que contienen los mismos, y que se clasifican en medidas de nivel bajo, medio y alto», explica.

Por lo tanto con la inscripción de ficheros por parte de la empresa o profesionales en el Registro General de Protección de Datos, se cumple con la obligación de notificación previa ante la Agencia, lo que no excluye que la utilización de esos datos por la empresa deba ceñirse a un uso legítimo y al cumplimiento de las garantías que la Ley establece para la protección de las personas.

Es el caso del Documento de Seguridad que toda empresa está obligada a confeccionar, donde se implementan las medidas de seguridad que se aplicarán a los distintos ficheros y que deben de revisarse cada dos años.

En definitiva, como señala la firma HispaColem especializada en este tipo de asuntos, «no estamos ante una obligación complicada o costosa de cumplir, pues con la ayuda de un experto puede adaptarse la empresa a la Ley Orgánica de Protección de Datos en un plazo muy corto de tiempo». Esto se debe a que el trabajo a realizar no es muy complejo.

Fundamentalmente consiste en la identificación y el análisis de los ficheros, su comunicación y registro en la Agencia de Protección de Datos, la revisión de las cláusulas de recogida de datos que deberán existir en la distinta documentación de la empresa y la confección del correspondiente Documento de Seguridad.

«Lo que sí es cierto, es que el incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear importantes sanciones a la empresa o profesional, perfectamente evitables con un mínimo coste», concluyen los expertos