La gestión documental: una necesidad no percibida

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Escrito por Jordi Riera

La Gestión Documental se ha convertido en los últimos años en una ventaja competitiva que aún no ha sido percibida por muchas empresas.

Existe un gran número de empresas que desconocen las ventajas que una solución de gestión documental les puede brindar. En los entornos de trabajo un gran porcentaje de la información que se trata se hace a través de documentos, es por ello que es esencial una correcta gestión de la documentación, y para llevar a cabo este proceso no se puede prescindir de los sistemas de información.

La gestión documental no solo consiste en la implantación de herramientas para la producción de documentos electrónicos, la necesidad yace en la gestión de dichos documentos y de los flujos de trabajo.
El miedo al cambio sigue latente; como en toda industria, como en todo mercado, como en todo sector, siempre existe un cierto miedo a la externalización de servicios ya que hay un riesgo a encontrarse con una implantación precaria, tardía, cara, … Por ello es necesario un estudio exhaustivo previo en el momento de escoger el proveedor más profesional.

Ya que las ventajas que una solución de gestión documental puede ofrecer a la empresa son desconocidas por muchos, la visión del coste del cambio es mucho más alta, porque se percibe como una solución que ofrece menos prestaciones que las que en realidad puede brindar.

Por otro lado, están las empresas que han decidido implementar una solución de gestión documental (que cada vez son más) y han podido aprovecharse a corto plazo de todas las facilidades que ésta puede ofrecer. En la actualidad, la empresa que tiene bien implementada una solución de gestión documental ésta le está permitiendo una gestión optimizada de todos los procesos que antes se hacían a través de documentos. Dicha gestión le permite tener toda la información digitalizada y centralizada disponible selectivamente en función del usuario, acceso y edición simultánea de documentos por varios usuarios a al vez, automatizar muchos de los flujos de trabajo, etc. Todo esto supone un ahorro en tiempo y papel (y por tanto también de espacio) importante para la empresa que acaba repercutiendo en sus resultados, ya que no hay retrasos en tratamientos repetitivos, largos y costosos de documentos, búsquedas lentas o pérdidas de datos.

Solamente existe un inconveniente: es necesario un proceso de adaptación e implementación. Las empresas tienen necesidades internas que desconocen, y es por ello que la gestión documental requiere de un trabajo de consultoría para aportar una visión analítica y objetiva de los diferentes procesos que pueden ser optimizados. Una vez ya se conoce la empresa y sus procesos se pasa al diseño y parametrización del software (es decir, adaptar el software en función de dichos procesos), y más tarde a la integración e implantación (realizar pruebas, instalar el software y hacerlo funcionar en la empresa). Es también necesario un seguimiento y control de la solución para cumplir los objetivos definidos y ver posibles mejoras futuras del sistema.
Hay que tener en cuenta que éste es un inconveniente temporal, ya que en la mayoría de empresas (pequeña y mediana empresa) los resultados se empiezan a ver a corto plazo, ya que la implantación suele ser un proceso de relativa rapidez. En el caso de grandes empresas la implantación suele ser más lenta porque existen más procesos y suelen haber más máquinas, aún así tampoco supone mucho tiempo.

En definitiva, la gestión documental permite a la empresa eliminar las tareas que suponen el uso de unos recursos y la pérdida de un tiempo que no aportan ningún valor añadido, y que pueden ser utilizados en otros ámbitos. El coste del cambio y la inversión que supone son bajos en relación a las ventajas que ofrece, que además son a corto plazo.